Flowchart dapat digunakan untuk memecah ide-ide besar menjadi potongan-potongan berukuran kecil yang diekspresikan secara visual.
Membuat flowchart memungkinkan untuk berkomunikasi dengan audiens mana pun, karena bentuk visual biasanya lebih mudah dipahami daripada kata-kata.
Untuk alasan ini, flowchart bukan hanya jenis diagram bisnis yang berharga, tetapi juga dapat digunakan untuk keperluan yang lebih teknis seperti manufaktur atau rekayasa perangkat lunak.
Artikel ini akan membahas tuntas mengenai flowchart, meliputi pengertian, sejarah singkat, fungsi, jenis, hingga tips untuk membuatnya.
Oleh karena itu, bagi Anda yang penasaran dengan istilah ini, pastikan untuk menyimaknya dengan saksama!
Apa itu Flowchart?
Flowchart, biasanya juga disebut bagan atau diagram alur, adalah representasi visual yang dapat memudahkan untuk memahami proses secara sekilas.
Bagan alur ini menggambarkan sifat dan alur langkah-langkah dalam suatu proses.
Langkah dan titik keputusan dari suatu proses dikaitkan dengan menghubungkan garis dan panah yang menunjukkan arah aliran proses. Hal ini memudahkan siapa saja untuk mengikuti proses secara rasional dari awal hingga akhir.
Bagan alur merupakan salah satu alat bisnis yang kuat. Oleh karena itu, dengan desain dan konstruksi yang tepat, hal ini dapat mengomunikasikan langkah-langkah dalam suatu proses dengan sangat efektif dan efisien.
Penting untuk dicatat bahwa setiap langkah proses diwakili oleh simbol berbeda yang menunjukkan berbagai jenis tindakan dalam suatu proses.
Sejarah Flowchart
Diagram alur pertama kali dikenalkan pada sebuah presentasi oleh Frank dan Lillian Gilbreth pada tahun 1921 kepada anggota American Society of Mechanical Engineers (ASME).
Presentasi tersebut berjudul “Bagan Proses: Langkah Pertama dalam Menemukan Satu Cara Terbaik untuk Melakukan Pekerjaan.” Setelah itu, alat ini dengan cepat diadopsi ke dalam kurikulum teknik industri.
Pada sekitar tahun 1930-an, Allan H. Mogensen menjadi orang pertama yang melatih para pebisnis tentang bagaimana alat tersebut dapat menyederhanakan proses industri.
Pada tahun 1944, Art Spinanger dan Ben S. Graham, lulusan kelas Mogensen, meneliti kembali perkembangan alat ini. Graham merencanakan penerapan flowchart untuk pemrosesan informasi.
Pada tahun 1947, ASME akhirnya mengadopsi bagan ini sebagai alat Standar ASME, sehingga penggunaannya mulai populer.
Namun, popularitasnya mulai menurun pada 1970-an karena munculnya alat pemrograman komputer, seperti terminal interaktif dan bahasa pemrograman generasi ketiga.
Bagan alur sejak saat itu ditingkatkan dan diperluas, dengan bagan seperti diagram aktivitas Unified Modeling Language (UML) yang dianggap sebagai perluasan bagan alur.
Meskipun sudah ada algoritma komputer, flowchart masih digunakan untuk menggambarkannya secara lebih sederhana.
Fungsi Flowchart
Beberapa fungsi dari adanya bagan alur adalah sebagai berikut.
1. Menentukan Proses Kerja
Jika Anda tidak yakin apakah sebuah proses sepadan dengan waktu dan usaha, flowchart dapat menjelaskan proses tugas tersebut.
Anda dapat menambahkan simbol ke flowchart, yang mana setiap simbol mewakili orang atau kelompok yang bertanggung jawab atas tugas dan keputusan.
2. Mengevaluasi Waktu Tugas
Tujuan lain dari flowchart adalah untuk mengidentifikasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proses tertentu. Biasanya, grafik ini berbentuk linier dan dibaca dari kiri ke kanan.
Anda dapat menambahkan kolom untuk menunjukkan bagaimana pengaturan waktu setiap tugas. Dengan itu, Anda dapat mengevaluasi tugas dalam proses yang berkaitan dengan waktu.
Hal Ini sangat berguna saat Anda menganalisis tugas dan proses yang berorientasi tenggat waktu.
Sebab, bagan ini akan menunjukkan tugas yang memerlukan efisiensi lebih atau yang bergantung pada penyelesaian tugas lain.
Bagan alur juga dapat berfungsi sebagai evaluasi waktu sangat berguna ketika terdapat beberapa tim dalam suatu proyek.
3. Memecahkan dan Memperbaiki Masalah
Sulit untuk memperbaiki bug dan masalah dalam alur kerja jika Anda tidak tahu apa yang salah dan pada tahap prosesnya. Itu sebabnya, pemecahan masalah adalah tujuan penting dari flowchart.
Untuk merancang bagan sebagai pemecahan masalah, Anda dapat memulai dengan mengidentifikasi masalah dan menulisnya dalam kotak di bagian atas flowchart.
Kemudian, Anda dapat menggambar panah ke kotak yang memiliki kemungkinan alasan berbeda untuk masalah itu beserta solusinya.
Misalnya, jika Anda telah mengidentifikasi masalah ketidakpuasan proses layanan pelanggan, maka akan ditemukan alasan yang berbeda untuk masalah tersebut, seperti waktu tunggu telepon yang lama, waktu pengiriman, atau pelayanan pelanggan yang kurang baik.
Hal ini adalah salah satu contoh cara membuat flowchart sebagai pemecahan masalah. Beberapa pemilik bisnis lebih suka menggunakan model benar atau salah.
Dengan model tersebut, masalah ditangani berdasarkan pernyataan benar atau salah sederhana yang ditulis dalam kotak di bagan.
Jenis-Jenis Flowchart
Walaupun variasi dan versi flowchart tidak terbatas, ada empat jenis yang sangat populer dan serbaguna.
Empat diagram umum ini sangat bagus untuk menggambarkan proses bisnis, manufaktur, atau administrasi, melihat fungsi organisasi dan kerjasama antar departemen.
1. Flowchart Proses
Flowchart proses adalah jenis yang paling serbaguna dari empat jenis lainnya. Hal tersebut disebabkan karena jenis ini dapat diterapkan pada hampir semua hal.
Pasalnya, flowchart proses dapat membantu menjelaskan bagaimana sesuatu diselesaikan di organisasi Anda.
Terkadang, jenis ini menggunakan bahasa atau notasi standar, seperti pemodelan proses bisnis dan notasi.
Anda dapat menggunakan jenis yang satu ini untuk beberapa keperluan berikut.
- Memetakan peran dan tanggung jawab dalam suatu organisasi untuk mendapatkan kejelasan
- Menjelaskan proses manufaktur yang digunakan untuk membuat produk
- Membuat proposal untuk proses atau proyek baru untuk memahami ruang lingkup dan langkah-langkahnya
2. Flowchart Kerja
Bagan alur kerja adalah jenis yang menunjukkan cara bisnis atau proses berfungsi. Jenis ini digunakan untuk beberapa keperluan berikut.
- Melatih dan memberikan informasi bagi karyawan baru
- Menemukan area masalah potensial
- Membuat atau mengatur tim di sekitar prosedur operasi standar baru
- Memperjelas operasi bisnis dengan menunjukkan gambaran umum berupa alur kerja
3. Swimlane Diagram
Swimlane diagram berguna saat Anda perlu menunjukkan beberapa arus informasi secara berdampingan.
Diagram ini mungkin terdengar sangat mirip dengan bagan alur kerja. Bedanya, jenis ini memungkinkan Anda untuk membuat kategori yang berbeda saat aktivitas berlangsung.
Diagram jenis ini sangat bagus untuk mendokumentasikan keseluruhan proses yang berinteraksi dengan berbagai segmen organisasi yang memerlukan kolaborasi antar tim.
Diagram yang lebih rumit dapat mencakup lima, enam, atau bahkan lebih swimlanes, misalnya untuk departemen dalam organisasi atau setiap peran dalam tim.
Akan tetapi, tujuan swimlanes adalah untuk memperjelas dan menyederhanakan diagram alur. Jadi, hindari menambahkan terlalu banyak jalur.
4. Flowchart Data
Flowchart data adalah jenis yang menunjukkan bagaimana cara data diproses. Hal ini sangat berguna ketika Anda ingin merancang atau menganalisis suatu sistem.
Meskipun sering digunakan untuk pengembangan dan desain perangkat lunak, jenis ini dapat digunakan untuk menganalisis semua jenis aliran informasi, seperti bagaimana informasi bergerak melalui bisnis.
Tips Membuat Flowchart
Sebelum Anda merancang flowchart, ada beberapa hal penting yang harus Anda pertimbangkan. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat bagan alur.
1. Buatlah dengan Logis
Jika bagan yang Anda rencanakan berukuran besar dan mungkin membutuhkan dua halaman atau lebih, maka buatlah mengalir secara logis.
Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan konektor di dalam atau luar halaman untuk mengedit flowchart tersebut.
Dengan ini, Anda dapat memecah diagram menjadi halaman terpisah tetapi tetap memiliki alur yang bagus.
2. Pilih Diagram yang Paling Sesuai
Selalu pilih jenis bagan ideal yang sesuai dengan jenis proses dan sistem yang Anda rencanakan untuk mengilustrasikannya secara visual.
Misalnya, Anda dapat menggunakan diagram swimlane jika proses yang digambarkan mencakup grup, departemen, atau tim yang berbeda.
3. Buatlah Bagan yang Mudah Dimengerti
Hal paling penting dalam membuat diagram alur adalah memastikan bahwa orang yang membacanya atau melihatnya akan paham.
Sebab, flowchart digunakan untuk membuat hal-hal yang kompleks terlihat lebih sederhana. Jadi, tentu akan sia-sia apabila diagram yang dibuat tak dapat dipahami orang lain.
Bagan tersebut juga dapat menunjukkan titik referensi ketika bekerja dengan suatu proses melalui sebuah gambaran atau diagram.
Umumnya, flowchart dibuat dari bentuk geometris dan panah. Beberapa orang sering menyebutnya sebagai peta proses, bagan proses, model proses bisnis, atau diagram alur fungsional.
Nah, itulah beberapa informasi yang penting untuk Anda ketahui tentang flowchart. Bagan ini dapat digunakan sebagai gambaran awal untuk merencanakan struktur dan arah kerja dari website, seperti membantu menentukan navigasi dan hubungan antar halaman.
Selain itu, Anda juga dapat menggunakannya sebagai alat perencanaan yang cermat dalam pembuatan website yang profesional.
